Prezentacje biznesowe wykorzystuje niemal każda branża. Są one kluczowym elementem pozwalającym na przekazanie odbiorcy pożądanego komunikatu w atrakcyjnej formie. Jak w pełni wykorzystać potencjał prezentacji biznesowej? Jak przygotować i wygłosić ją tak, by osiągnąć zamierzony efekt, np. w postaci sprzedaży produktu bądź usługi?

Przygotowując prezentację biznesową, warto mieć na względzie jej dwa wymiary: pisemny, prezentowany publiczności na ekranie projektora, oraz ustny – przekazywany przez prelegenta w formie mówionej. – W tym kontekście trzeba pamiętać, przede wszystkim, o zasadzie mini-maxu, czyli minimum słów – maksimum treści. Dzięki temu w samej prezenacji skondensujemy wszystko, co istotne, a odbiorca nie będzie miał czasu na znużenie – radzi Ewa Gadomska, trener z firmy szkoleniowo-doradczej AVENHANSEN®. Postępująca profesjonalizacja biznesu sprawia, że w dzisiejszych czasach od wystąpień zależy często przyszłość określonego projektu, a nawet całej firmy. – W związku z tym podczas wystąpień nie można sobie pozwolić na chociażby najmniejszy błąd, a tym bardziej na nudę w przekazywaniu informacji. Oczywistym faktem jest, że treści przekazywane w formie graficznej zawsze będą przykuwały większą uwagę niż gdyby były one po prostu zapisane na kartce i przeczytane. Zadaniem prezentacji jest wyrazić to, czego nie wyrażą słowa – mówi o znaczeniu i roli prezentacji biznesowej Katarzyna Kmak, specjalista ds. marketingu COGNITY Szkolenia. Planując wystąpienie publiczne, warto pamiętać, że podstawowym celem każdej prezentacji biznesowej jest wywarcie pożądanego, z góry określonego wpływu na słuchaczy. Jak najprościej zweryfikować, czy nam się to udało? – Jeśli 30 minut po wystąpieniu żaden słuchacz nie pamięta nic konkretnego z wygłoszonej prezentacji, a jedyne co może powiedzieć, to „że pojawiły się informacje o produkcie X firmy Y”, to oznacza, że prezentacja była stratą czasu zarówno dla osoby prezentującej, jak i dla audytorium – tłumaczy Krzysztof Pilarczyk, dyrektor merytoryczny firmy szkoleniowej Gamma.

Narzędzia do prezentacji

Przedsiębiorca chcący przygotować profesjonalną prezentację biznesową dysponuje całym szeregiem płatnych i bezpłatnych narzędzi, które pozwalają na przygotowanie atrakcyjnej wizuanie treści wystąpienia. Jak się wród nich odnaleźć? Choć od lat najczęściej używanym programem do przygotowywania prezentacji jest MS Power Point, zdaniem ekspertów, ze względu na ograniczoną liczbę możliwości projektowania, jakie on oferuje, powoli odchodzi się od niego na rzecz bardziej zaawansowanych narzędzi. – Od kilku lat bardzo popularne jest płatne narzędzie prezi.com, umożliwiające przygotowanie ciekawych wizualnie prezentacji. Jeśli natomiast potrzebne są jedynie grafiki, które mają wzbogacić prezentację, to dobrym i prostym w obsłudze narzędziem jest webowa canva.com. Można również przygotować prezentację w formie animowanej przy użyciu powtoon.com – wymienia Ewa Gadomska. Aby prezentacja w oczach słuchacza wypadła profesjonalnie i ciekawie, nie można ograniczać się do przedstawiania materiału w formie tekstu. Niezbędne jest urozmaicenie jej poprzez zawieranie elementów graficznych, które uatrakcyjnią przekaz. – Do tworzenia infografik przydatny jest program Piktochart, dzięki któremu można w ciekawy sposób zaprezentować dane (wykresy), opisać procesy biznesowe lub w interesującej formie graficznej opisać produkt lub firmę – doradza Krzysztof Pilarczyk.

Podstawowe zasady

Choć przygotowanie i wygłoszenie dobrej prezentacji to prawdziwa sztuka, którą w stu procentach opanowali tylko nieliczni, każdy, stosując się do kilku podstawowych zasad, jest w stanie zaprezentować pożądane treści w sposób ciekawy i profesjonalny. O czym zawsze warto pamiętać, planując prezentację? Każde wystąpienie można przygotować na wiele rozmaitych sposobów, zawsze jednak warto pamiętać, że początek i zakończenie są kluczowymi momentami każdej prezentacji. – Na początku zdobywamy uwagę i zaufanie osób, które nas słuchają, na końcu warto wzmocnić i przypomnieć główny przekaz. W wystąpieniach publicznych, szczególnie w biznesie, należy dbać o to, by przekazywać treści w zwięzły sposób. Długie zdania, poruszanie wielu wątków czy rozbudowane opisy nieistotnych, pobocznych zagadnień, mogą po prostu sprawić, że słuchacze stracą zainteresowanie naszym wystąpieniem. Zawsze stosuję i radzę innym, by stosowali jedną z moich zasad – „biznes lubi konkret” – radzi Paweł Jach, przedsiębiorca, dyrektor i trener narodowy BNI Polska – organizacji zrzeszającej w Polsce ponad 1500 właścicieli firm. Warto także przygotować się na wszelkiego rodzaju niespodzianki i mieć w gotowości rozwiązania na kryzysowe sytuacje. – Przykładowo, przed wystąpieniem należy przemyśleć, w jaki sposób będziemy kontynuowali swoje wystąpienie, jeśli podczas prezentacji pojawią się problemy techniczne, np. zawiesi się komputer, zepsuje projektor bądź głośniki czy nastąpi przerwa w dostawie prądu – radzi Krzysztof Pilarczyk. Umiejętność zachowania zimnej krwi w takich sytuacjach oraz sprawne kontynuowanie wywodu mimo zaistniałych trudności świadczy o profesjonalizmie oraz z całą pewnością pozwoli na zapamiętanie przez słuchaczy naszej osoby i przekazu, z jakim pragniemy do nich trafić.

Przegląd wybranych darmowych narzędzi do przygotowania prezentacji biznesowej:

  • Adobe Kuler – program pozwalający na wygenerowanie pasujących do siebie kolorów na wiele sposobów.
  • Awesome Screenshot – wtyczka do zainstalowania w przeglądarce Google Chrome. Daje możliwość wykonywania wszelkiego rodzaju zrzutów ekranu. Ciekawą funkcją tego narzędzia jest możliwość dodawania notatek oraz zamazywanie elementów, które chcemy ukryć.
  • Infogr.am – program do tworzenia infografik. Pozwala na stworzenie unikalnej grafiki w prosty sposób. Jego zasadniczą zaletą jest to, że nie wymaga on od użytkownika żadnych zdolności plastycznych.
  • MakeBeliefsComix – z pomocą tego programu można stworzyć proste komiksy, niezbędne dla osób chcących przygotować rozbudowane rysunki przedstawiające skomplikowany problem w prosty sposób.
  • PowToon – narzędzie umożliwiające tworzenie prostych animacji, które w widzach budzą zdecydowanie większe zainteresowanie niż zwykły tekst.
  • SpiderScribe – pozwala na tworzenie map myśli, które zawierają: tekst, obrazki, dokumenty, a w razie potrzeby nawet mapy geograficzne.
  • Wordle – z pomocą tego narzędzia można stworzyć chmurę tagów, zawierającą np. słowa kluczowe prezentacji.

Oprac. Katarzyna Kmak
Specjalista ds. Marketingu
COGNITY Szkolenia Sp. z o.o.

5    zasad efektywnej prezentacji biznesowej

SPÓJNOŚĆ
Zdarza się, że przyszli mówcy starają się wyuczyć określonego sposobu mówienia, podczas gdy najłatwiejszą drogą do zdobycia uwagi i uznania słuchaczy jest prezentowanie zagadnień w sposób spójny z własnym stylem komunikacji i ekspresji. Innymi słowy – nie powinniśmy próbować udawać kogoś, kim nie jesteśmy. Należy o tym pamiętać, ponieważ szczególnie w biznesie zaufanie zdobywa się poprzez autentyczność.

JASNY CEL
Przygotowanie każdej prezentacji należy rozpocząć od sprecyzowania jej celu. Należy zadać sobie pytanie: co chcemy osiągnąć dzięki naszemu wystąpieniu. Gdy założonym celem będzie np. sprzedaż produktu, zastosowana struktura, historie, użyte słownictwo, grafika i styl prezentacji podporządkowane powinny być właśnie temu. Zupełnie inaczej wyglądać powinna prezentacja, gdy pragniemy np. zebrać informacje z rynku na temat tego, co możemy w naszym produkcie usprawnić. Jasny cel oznacza, że dokładnie wiem, jak słuchacz po wystąpieniu powinien się poczuć (np. zmotywowany, co powinien zapamiętać, co zrobić i jaki wizerunek mnie, jako mówcy, powinien zostać w jego głowie (tzw. cele 3+1).

ODBIORCA
Równie istotne jest uświadomienie sobie, do kogo mówimy. To samo zagadnienie można przedstawić na wiele różnych sposobów – styl formalny i oficjalny będzie zasadny wówczas, jeśli przekaz kierujemy do akcjonariuszy, mniej zobowiązujący zaś, jeśli chcemy z przekazem trafić do klientów, a jeszcze inny, kiedy zwracamy się do pracowników. Warto pamiętać, że dla każdego z odbiorców liczą się inne aspekty i aby utrzymać ich uwagę, należy nauczyć się rozkładać akcenty w takich miejscach, aby słuchacz pozostał zaciekawiony podczas całego wystąpienia.

UPORZĄDKOWANIE
Każdorazowo warto uporządkować treść naszej prezentacji pod kątem poziomu ważności zagadnień w niej zawartych. Bardzo ważne jest rozpoczęcie oraz zakończenie prezentacji, w których powinniśmy wyraźnie powtórzyć przekaz, kierowany do słuchaczy. Bardzo dobrym narzędziem wzmacniającym przekaz są wszelkiego rodzaju statystyki, case studies czy fakty z życia firmy. Warto także przygotować sobie wcześniej kilka branżowych historii, ciekawostek lub żartów, które pozwolą rozluźnić atmosferę podczas spotkania. Na zakończenie warto podsumować całość, raczej nie powinno się wówczas otwierać nowych wątków czy poruszać nowych zagadnień.

PRAKTYKA
Ważne jest, by świadomie korzystać z mowy ciała oraz umiejętnie przekazywać informacje, tak, by pozostawały one w zgodzie z prezentowaną na ekranie treścią, lecz nie były jej wiernym odtworzeniem. Szczególnie w przypadku prezentacji, podczas których nie mamy możliwości prowadzenia dialogu z widzami, istotne jest wcześniejsze przygotowanie i przećwiczenie prezentacji, najlepiej przed realną publicznością lub nagrywając nasze wystąpienie na wideo, dzięki czemu w łatwy sposób można wychwycić i poprawić najbardziej rzucające się w oczy błędy.

Paweł Jach
Dyrektor i Trener Narodowy BNI Polska

Tekst: Beata Pałac