Każdy przedsiębiorca działający w Polsce musi prowadzić księgowość. Zakres i sposób przetwarzania informacji zależy od formy prowadzenia działalności. Może to być najprostszy do rozliczenia ryczałt, uproszczona księgowość dla jednoosobowej działalności gospodarczej albo pełna księgowość większych podmiotów. W każdym przypadku wskazane jest korzystanie z wiedzy specjalistów. W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i spółek akcyjnych staje się to wręcz koniecznością.

Każda legalna działalność gospodarcza w Polsce odbywa się według zasad określonych przez państwo. Z jednej strony zapewnia ono każdemu swobodę działania, ale z drugiej zabezpiecza wspólny interes wszystkich obywateli, zobowiązując przedsiębiorców do opłacania podatków. Jednym z celów prowadzenia księgowości według precyzyjnie określonych zasad obowiązujących wszystkich przedsiębiorców jest rzetelne rozliczanie zobowiązań podatkowych. Tak właśnie widzi rolę księgowości większość małych i średnich przedsiębiorców.
Wraz ze wzrostem skali prowadzonej działalności wiele firm zmienia zasady prowadzenia biznesu. Jednoosobowe działalności gospodarcze bywają przekształcane w spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a te w spółki akcyjne. Wtedy coraz ważniejszy staje się inny aspekt księgowości, a mianowicie nadzorowanie przepływu środków, optymalizacja wydatków, kontrola ściągania należności od odbiorców czy w końcu wyznaczanie rzeczywistej wartości przedsiębiorstwa, ważnej z punktu widzenia udziałowców. Księgowość jest więc w gruncie rzeczy dziedziną multidyscyplinarną.

Stereotypy i rzeczywistość

Stereotypowy obraz księgowego nie jest atrakcyjny: introwertyk, pedant, przesadnie dbający o szczegóły, dla którego największą zmorą może być niezgodność rachunków, wyrażająca się kwotą kilkudziesięciu groszy przy milionowych obrotach przedsiębiorstwa. Żyjący we własnym, hermetycznym świecie, czym przypomina nieco pracowników działu IT.
Sam pomysł na biznes to za mało, trzeba go jeszcze sfinansować i zrealizować. I to jest moment, w którym w sukurs przedsiębiorcy przychodzą księgowi ze swoją znajomością przepisów, precyzją, dociekliwością i stale aktualizowaną wiedzą.
W rzeczywistości księgowi są wysoko wykwalifikowanymi specjalistami, od których często zależą losy firmy. W większych działach księgowości niezbędna staje się specjalizacja w zakresie podatku dochodowego, podatku VAT, kontrolingu i innych dziedzin. Nie istnieje ktoś taki, jak „w pełni wykształcony księgowy”. Częste, zwłaszcza w polskich warunkach, zmiany przepisów i zasad prowadzenia dokumentacji wymuszają ciągłe doskonalenie zawodowe każdej osoby związanej z księgowością. Do tego dochodzi znajomość narzędzi: specjalistycznych programów komputerowych, pakietów biurowych. W firmach działających na rynku międzynarodowym trzeba dodać do listy kwalifikacji znajomość języków obcych i międzynarodowych standardów prowadzenia dokumentacji.
Dobry, sprawdzony księgowy to skarb, o który warto dbać i troszczyć się, żeby nie zniknął u konkurencji.

Księgowość a kondycja firmy

Przepisy regulujące prowadzenie działalności gospodarczej i ordynacja podatkowa nie zawsze są jednoznaczne. W wielu przypadkach przedsiębiorca ma pewną swobodę wyboru sposobu rozliczania przychodów i wydatków. Może korzystać z ulg lub zwolnień podatkowych, rozkładać zobowiązania w czasie. Urzędy skarbowe nie mają w zakresie obowiązków podpowiadania przedsiębiorcom najkorzystniejszych rozwiązań, od tego są księgowi. Zastosowanie optymalnego rozwiązania może pomóc zaoszczędzić znaczne kwoty, które, zainwestowane, umożliwią szybszy rozwój firmy i poprawią jej pozycję na rynku. I odwrotnie: błędna interpretacja przepisów może doprowadzić do nałożenia na przedsiębiorcę wysokich kar finansowych, które postawią pod znakiem zapytania sens kontynuowania działalności.
Żeby pokazać, jakie skutki może mieć nadużywanie „kreatywnej” księgowości, wystarczy wspomnieć o dwóch przykładach.
Po serii spektakularnych katastrof finansowych, które dotknęły firmy uznawane dotychczas za stabilne, zaczęto głośno mówić o „kreatywnej księgowości”: praktykach mających poprawić wizerunek przedsiębiorstwa za pomocą wybiegów w prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Zarządy spółek usiłowały przekonać w ten sposób klientów i akcjonariuszy, że ich pieniądze są dobrze inwestowane, a wynik finansowy poprawia się z roku na rok.

Stawka 0% VAT

IMG_9121-2Dla wielu przedsiębiorców najkorzystniejsze jest opodatkowanie towaru lub usługi stawką 0%, ponieważ zastosowanie jej oznacza brak opodatkowania przy jednoczesnym uznaniu transakcji za sprzedaż opodatkowaną. Dzięki temu możliwe jest odliczenie podatku naliczonego przy zakupie towarów i usług związanych ze sprzedażą. Innymi słowy, stawka 0% działa jak zwolnienie z VAT z prawem do odliczenia.
Towar lub usługa mogą być także zwolnione z podatku VAT, ale wtedy nie przysługuje odliczenie podatku naliczonego przy zakupie towarów i usług związanych ze sprzedażą.

Ewa Furtak
Główna Księgowa firmy WIŚNIOWSKI

W tym roku, dzięki śledztwu prowadzonemu przez międzynarodowy zespół dziennikarzy, wyszła na jaw prawda o skali nieuczciwych praktyk, polegających na wyprowadzaniu pieniędzy do rajów podatkowych.
Te dwa przypadki pokazują ciemną stronę mocy księgowości. Bezwzględne wykorzystywanie luk w procedurach, niejednoznacznych definicji, słabych przepisów, umożliwia działanie na krawędzi prawa i naginanie faktów w celu osiągnięcia znacznych korzyści. W ostatecznym rozrachunku ryzyko często się nie opłaca. Firmie przynosi katastrofę, a przedsiębiorców posyła za kratki.

Własny księgowy czy usługi?

Przedsiębiorcy prowadzący działalność na małą skalę ograniczają koszty, zajmując się księgowością osobiście albo korzystają z usług wyspecjalizowanych firm. Pierwsze rozwiązanie jest możliwe w zasadzie jedynie w przypadku prowadzenia uproszczonej księgowości według zasad obowiązujących w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej.
Spółki, w szczególności spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości. Zakres wiedzy niezbędnej do prowadzenia prawidłowej dokumentacji i pracochłonność są na tyle duże, że w praktyce przedsiębiorcy rzadko zajmują się tym osobiście. Wybierają między zleceniem usługi na zewnątrz a zatrudnieniem własnego księgowego. Wybór zależy od oczekiwań i możliwości finansowych.
Podejmując decyzję, trzeba pamiętać, że rola księgowego nie ogranicza się do prawidłowego prowadzenia dokumentacji finansowej. W sprawach spornych księgowy może reprezentować podatnika przed organami kontroli skarbowej i od jego kwalifikacji, doświadczenia, a czasami również intuicji zależy wynik starcia przedsiębiorcy z fiskusem. Przedsiębiorca, który chce zlecić prowadzenie księgowości zewnętrznej firmie, powinien się upewnić, czy umowa obejmuje reprezentowanie go przed urzędami. Wiele firm prowadzących księgowość wyklucza taką możliwość. Oznacza to, że w przypadku kontroli przedsiębiorca będzie pozostawiony samemu sobie.
Trzeba też zaznaczyć, że konsekwencje uchybień w księgowości i w rozliczeniach podatkowych zawsze obciążają bezpośrednio przedsiębiorcę. Jeżeli błędy wynikają z winy księgowego, pracodawca może dochodzić swoich praw na drodze sądowej, ale przeprowadzający kontrolę urząd skarbowy nie musi uznać tego faktu za okoliczność łagodzącą.
Zatrudnienie własnego księgowego jest najlepszym rozwiązaniem dla firm średniej wielkości. W ten sposób przedsiębiorca zyskuje pewność, że specjalista będzie zajmował się wyłącznie jego sprawami, dokładnie pozna strukturę firmy, specyfikę jej działalności, po jakimś czasie zdobędzie pełną wiedzę o historii transakcji finansowych, zasadach prowadzenia rozliczeń z klientami. Własna księgowość zwiększa szansę na to, że wiedza o szczegółach działalności pozostanie w firmie.

VAT – podatek pod specjalnym nadzorem

Jednym z ciekawszych i trudniejszych zagadnień księgowych jest podatek VAT. W Polsce wprowadzono go w roku 1993, a w 2004 roku wprowadzono istotne zmiany, dostosowujące polskie prawo do wymogów unijnych.
Ustawa o podatku VAT jest chyba najbardziej skomplikowanym spośród dokumentów regulujących politykę podatkową państwa polskiego. Zróżnicowanie stawek podatkowych i niejasne kryteria zaliczania produktów i usług do poszczególnych kategorii sprawiają, że popełnienie błędu, który może zostać uznany przez kontrolę skarbową za poważne naruszenie prawa, jest stosunkowo łatwe. Zwłaszcza wtedy, gdy przedsiębiorca prowadzi działalność w kilku różnych branżach, a sprawę dodatkowo komplikuje obrót z podmiotami mającymi siedziby w innych krajach, należących do Unii Europejskiej lub poza nią.
Przykład podatku VAT jasno pokazuje, że zbyt złożone zasady naliczania zobowiązań mogą się obrócić zarówno przeciw państwu, jak i przeciw przedsiębiorcy. Pierwszy przypadek ilustrują liczne afery, polegające na wyłudzaniu podatku VAT na podstawie sfałszowanej dokumentacji. Kwoty nadużyć sięgają wielu milionów złotych, a wykrywalność wcale nie jest wysoka.
Z drugiej strony, dowolność w interpretacji przepisów przez urzędy skarbowe niejeden raz doprowadziła do ukarania niewinnego przedsiębiorcy, a w rezultacie zamknięcia firmy i zwolnienia pracowników.
Znaczenie podatku VAT dla budżetu oraz łatwość, z jaką nieuczciwi przedsiębiorcy mogą wyłudzać zwrot VAT, sprawiają, że urzędy skarbowe ze szczególną uwagą przyglądają się poczynaniom płatników VAT. Już choćby z tego powodu rozliczaniem tego podatku powinni się zajmować szczególnie doświadczeni księgowi.

Tekst: Piotr Kołaczek

Zmiany w podatku VAT w 2016 roku

  • Od 1 stycznia 2016 roku weszły w życie zmiany w zasadach rozliczania podatku VAT.
    Między innymi:
  • Podwyższono z 8% do 23% stawkę podatku za dostawę towarów przeznaczonych na cele ochrony przeciwpożarowej.
  • Zmieniono właściwość organów podatkowych w sprawach dotyczących podatku VAT. Dotychczas mogło się zdarzyć, że podatek PIT i VAT były rozliczane w różnych urzędach skarbowych. Teraz właściwymi dla podatnika organami podatkowymi są naczelnicy urzędów skarbowych właściwi ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę podatnika.
  • Wprowadzono przepis ustalający zasady odliczenia VAT od zakupów związanych z działalnością mieszaną, to znaczy taką, w której podatnik dostarcza towary lub usługi zarówno objęte, jak i nieobjęte podatkiem VAT. Obecnie proporcję określa się procentowo w ujęciu rocznym i zaokrągla się w górę do najbliższej liczby całkowitej.
  • W art. 37 ust. 1a ustawy o VAT znalazł się przepis przewidujący odpowiednie stosowanie dodanych 1 stycznia 2016 r. przepisów art. 65 ust. 6a i 6b Prawa celnego. Umożliwi to stosowanie podwyższonych oraz obniżonych stawek odsetek za zwłokę. Wysokość odsetek w podatku VAT od importu będzie odpowiadała odsetkom naliczanym na podstawie przepisów Prawa celnego.
  • Naczelnicy urzędów celnych będą właściwi dla ustalania wymiaru i zwrotu nadpłaty VAT z tytułu importu.
  • W przepisach o tzw. uldze na złe długi uwzględniono postępowanie restrukturyzacyjne w taki sposób, że: wyłączono stosowanie ulgi na złe długi w stosunku do dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz podatników znajdujących się w trakcie postępowania oraz w stosunku do dłużników znajdujących się w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego. Zniesiono obowiązek korekty podatku odliczonego przez dłużników znajdujących się w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego.